Copilot ist verfügbar. Einige Mitarbeitende lassen sich erste Texte schreiben, andere erwarten Unterstützung in Word, Outlook oder Teams. In der Schulung zeigt sich dann: Die Gruppe hat unterschiedliche Zugänge, Aufgaben und Vorstellungen davon, was Copilot leisten kann.

Eine Copilot-Schulung für Unternehmen sollte deshalb an der tatsächlich vorhandenen Arbeitsumgebung ansetzen. Die Teilnehmenden lernen, passende Aufgaben zu formulieren, geeignete Informationen bereitzustellen und Ergebnisse fachlich zu prüfen. Dieser Beitrag hilft dir, das Training dafür zu planen.

Welcher Copilot steht eurer Gruppe zur Verfügung?

Microsoft bietet unterschiedliche Copilot-Erfahrungen. Welche Funktionen und Datenquellen verfügbar sind, hängt unter anderem von Lizenz, Anwendung und Konfiguration eurer Umgebung ab. Vor der Schulung muss deshalb klar sein, womit die Gruppe tatsächlich arbeiten kann.

  • Wo öffnen die Teilnehmenden Copilot und mit welchem Unternehmenskonto melden sie sich an?
  • Welche Chat- und App-Funktionen sind in ihrer Umgebung verfügbar?
  • Welche Informationen können sie verwenden oder bereitstellen?
  • Welche Zugriffe und Freigaben gelten für die ausgewählten Aufgaben?
  • Funktionieren die vorgesehenen Übungen mit diesen Voraussetzungen?

Die technischen Voraussetzungen sollten vor dem ersten Termin getestet werden. Wenn Rollout, Berechtigungen und organisatorische Einführung noch geplant werden müssen, vertieft der bestehende Beitrag Microsoft Copilot im Unternehmen einführen diese Fragen.

Welche Inhalte gehören in eine Copilot-Schulung?

Ein gemeinsamer Einstieg sollte die Verbindung zwischen Auftrag, Information und Ergebnis verständlich machen. Dazu gehören:

  • ein Grundverständnis generativer KI und ihrer Grenzen
  • die verfügbaren Copilot-Funktionen in der eigenen Umgebung
  • klare Aufträge mit Ziel, Kontext und Qualitätskriterien
  • der bewusste Umgang mit Quellen und freigegebenen Unterlagen
  • betriebliche Regeln zu Daten und Vertraulichkeit
  • fachliche Prüfung und Überarbeitung der Ausgabe
  • eine wiederverwendbare Vorgehensweise für eine eigene Aufgabe

Welche gemeinsamen Grundlagen über Copilot hinaus sinnvoll sind, erklärt der Beitrag KI-Schulung für Mitarbeitende. Im Copilot-Training wird diese Grundlage in der konkreten Microsoft-Arbeitsumgebung erprobt.

Mit welchen Aufgaben sollten die Teilnehmenden üben?

Wähle wenige typische Aufgaben der Zielgruppe. Für eine Assistenzgruppe können das eine interne Nachricht und eine Besprechungsnachbereitung sein. Ein Vertriebsteam kann geeignete Kundeninformationen strukturieren und einen Gesprächsentwurf entwickeln. Führungskräfte können eine Entscheidungsvorlage mit ausdrücklich benannten offenen Fragen vorbereiten.

Je nach verfügbaren Funktionen lassen sich solche Aufgaben im Chat oder in einer passenden Microsoft-365-Anwendung bearbeiten. Die Schulung sollte diesen Zugang vorab klären. Sie darf keine Funktion voraussetzen, die den Teilnehmenden anschließend fehlt.

Ein geeigneter Fall hat eine nachvollziehbare Ausgangslage, zulässige Informationen und fachliche Prüfkriterien. Wenn die Aufgaben noch unklar sind, hilft KI-Use-Cases finden und priorisieren bei der Auswahl.

Wie wird aus einer Anfrage ein brauchbarer Auftrag?

„Schreib eine Zusammenfassung“ lässt Zweck, Auswahl und Form offen. In der Schulung arbeiten die Teilnehmenden heraus, was sie tatsächlich brauchen: Welche Entscheidung soll vorbereitet werden? Welche Unterlage ist maßgeblich? Was muss in der Ausgabe enthalten sein?

Ein Beispielauftrag für einen freigegebenen Übungsfall kann so lauten:

Erstelle aus der bereitgestellten Unterlage einen Entwurf für unsere interne Projektbesprechung. Gliedere ihn in aktuellen Stand, belegte Risiken und offene Fragen. Beziehe dich ausschließlich auf diese Unterlage. Kennzeichne fehlende Angaben und nenne zu wesentlichen Aussagen die zugehörige Textstelle, sofern sie eindeutig auffindbar ist.

Die Teilnehmenden vergleichen die Ausgabe mit der Quelle. Auch genannte Fundstellen müssen geprüft werden. Wenn Angaben fehlen oder falsch zugeordnet sind, wird der Auftrag überarbeitet oder das Ergebnis fachlich korrigiert. So entsteht eine nachvollziehbare Arbeitsroutine.

Ergebnisprüfung gehört zu jeder Übung

Copilot-Ausgaben können sprachlich überzeugend wirken. Für die Verwendung zählt, ob sie zum Auftrag passen und fachlich stimmen. Eine feste Prüfroutine umfasst:

  • Aussagen mit den Ausgangsinformationen vergleichen
  • Zahlen, Namen, Termine und Fundstellen kontrollieren
  • fehlende Informationen und Annahmen erkennen
  • Entwürfe von freigegebenen Ergebnissen unterscheiden
  • Vertraulichkeit und vorgesehenen Empfängerkreis prüfen
  • fachliche Verantwortung und Freigabe klären

Die KI-Richtlinie eures Unternehmens muss sich dabei in den Übungen wiederfinden. Die Schulung sollte auch zeigen, wann die vorhandene Information keine belastbare Antwort erlaubt.

Wie kann eine Copilot-Schulung ablaufen?

Für eine Gruppe mit verfügbaren Zugängen kann ein möglicher Lernweg aus zwei Arbeitsterminen à 120 Minuten und einem späteren Review bestehen. Umfang und Dauer richten sich nach Vorerfahrung, Aufgaben und verfügbaren Funktionen.

  1. Vorbereitung: Zugänge prüfen, geeignete Aufgaben auswählen und freigegebene Übungsunterlagen bereitstellen.
  2. Erster Arbeitstermin: Funktionsweise, Leitplanken und eine gemeinsame Auftrags- und Prüfroutine erarbeiten.
  3. Zweiter Arbeitstermin: Rollenbezogene Aufgaben bearbeiten, Ergebnisse vergleichen und Vorlagen verbessern.
  4. Praxisphase: Eine ausgewählte Vorgehensweise im Arbeitsalltag erproben und Schwierigkeiten festhalten.
  5. Review: Beispiele auswerten, fachliche Fragen klären und den nächsten Einsatz vereinbaren.

Für die Auswahl und Vorbereitung des einzelnen Formats bietet der Artikel KI-Workshop für Unternehmen eine ergänzende Orientierung. Bei heterogenen Gruppen können zusätzliche Vertiefungen für einzelne Rollen sinnvoll sein.

Ein Beispiel aus einem HUMMEL-Kundenprojekt

In einem Lebensmittelkonzern hatten Mitarbeitende bereits einen grundlegenden KI-Impuls besucht. Im weiterführenden Format arbeiteten Personen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen an ihren eigenen Aufgaben mit Microsoft Copilot.

Gemeinsam nutzten sie die GUIDE-Methode, um Ziel, Kontext, Anweisungen, Details und Erwartungen zu formulieren. Die Aufträge wurden direkt getestet, verglichen und verbessert. Dazu gehörten unter anderem E-Mails, Meeting-Zusammenfassungen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen.

So entstanden individuelle Anwendungsfälle und wiederverwendbare Prompts. Die Gruppe entwickelte ein gemeinsames Verständnis dafür, welche Ergebnisse brauchbar waren und wo fachliche Überarbeitung nötig blieb. Das Projekt ist beschrieben unter Copilot im eigenen Arbeitsalltag wirksam nutzen.

Was nach der Schulung weiterhelfen muss

Im Alltag verändern sich Unterlagen, Aufgaben und verfügbare Funktionen. Eine Vorlage braucht deshalb Hinweise zu Einsatz, Grenzen und Prüfschritten. Ein kurzer Folgetermin kann aufzeigen, welche Anpassung die Teilnehmenden benötigen.

Geeignet sind Reviews echter Arbeitsergebnisse, Sprechstunden oder ein Austausch über erprobte Anwendungen. Der Beitrag Lerntransfer sicherstellen zeigt, wie du die Anwendung vor, während und nach dem Training unterstützt.

Wie du Anbieter und Schulungsangebote vergleichst

Frage, ob das Angebot eure Copilot-Umgebung berücksichtigt und wer die Voraussetzungen mit IT klärt. Lass dir erläutern, wie eure Rollen und Aufgaben in die Übungen eingehen, wie viel eigene Arbeitszeit vorgesehen ist und welche Unterstützung danach verfügbar bleibt.

Ein passender Anbieter kann Zielgruppe, Lernziel und erwartetes Arbeitsergebnis beschreiben. Beurteile das Angebot außerdem nach Vorbereitung, Materialien und Auswertung. Ein pauschales Zeitversprechen sagt wenig darüber aus, wie gut eure konkrete Aufgabe anschließend bearbeitet werden kann.

Vom Copilot-Training zur Anwendung im Unternehmen

Eine Copilot-Schulung schafft Fähigkeiten für ausgewählte Aufgaben. Wenn mehrere Teams, Führungskräfte und interne Multiplikatoren zusammenarbeiten sollen, kann sie Teil eines KI-Enablement-Programms werden.

Du möchtest eine Copilot-Schulung für dein Unternehmen planen? Im Erstgespräch klären wir eure vorhandene Umgebung, die Aufgaben der Zielgruppe und ein passendes Lernformat.

Weiterführende Quellen: Microsoft: Überblick zu Copilot und den verfügbaren Erfahrungen sowie Leitfaden zur Einführung und Befähigung. Lizenz- und Funktionsstand vor der Durchführung prüfen.