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Viele interne Konferenzen beginnen mit einem guten Anliegen: Bereiche sollen sich besser kennenlernen, Informationen sollen geteilt und gemeinsame Themen vorangebracht werden.
Der Veranstaltungstag selbst besteht dann jedoch häufig aus einer langen Folge von Präsentationen. Ein Bereich stellt seine Arbeit vor, danach folgt der nächste. Die Teilnehmenden erhalten viele Informationen – bleiben aber weitgehend in der Rolle des Publikums.
Am Ende wissen alle etwas mehr. Ob daraus neue Gespräche, Verbindungen oder gemeinsame Vorhaben entstehen, bleibt offen.
Das Problem liegt dabei nicht unbedingt an den Inhalten. Häufig fehlt eine Dramaturgie, die aus Information tatsächliche Zusammenarbeit werden lässt.
Eine interne Konferenz braucht mehr als eine Agenda
Eine Agenda ordnet Uhrzeiten, Beiträge und Pausen. Eine Dramaturgie beantwortet eine weitergehende Frage:
Was soll sich im Verlauf des Tages bei den Teilnehmenden verändern?
Zu Beginn kennen sie möglicherweise nur den eigenen Bereich und einige Namen aus dem Organigramm. Am Ende sollen sie andere Aufgaben besser verstehen, relevante Ansprechpartner kennen und an konkreten Themen gearbeitet haben.
Dazwischen braucht es unterschiedliche Phasen.
Eine tragfähige Konferenzdramaturgie kann drei Aufgaben miteinander verbinden:
Orientierung geben
Begegnung ermöglichen
gemeinsames Arbeiten organisieren
Diese Aufgaben benötigen unterschiedliche Formate. Eine Präsentation kann Orientierung geben. Für Begegnung und Zusammenarbeit reicht sie meistens nicht aus.
Orientierung: Ein gemeinsamer Ausgangspunkt
Auch eine beteiligungsorientierte Konferenz darf fachlichen Input enthalten.
Die Teilnehmenden benötigen einen gemeinsamen Rahmen: Warum findet der Tag statt? Welche Entwicklungen sind wichtig? Was verbindet die beteiligten Bereiche? Welche Fragen sollen gemeinsam betrachtet werden?
Entscheidend ist die Dosierung.
Fachliche Beiträge sollten nicht versuchen, jedes Detail zu vermitteln. Ihre Aufgabe besteht darin, Orientierung zu schaffen und Fragen für die anschließenden Gespräche zu öffnen.
Ein guter Input beendet das Thema nicht. Er macht neugierig auf die Menschen, Erfahrungen und Perspektiven dahinter.
Der Marktplatz macht Fachbereiche ansprechbar
Wenn sich mehrere Fachbereiche vorstellen sollen, ist eine Reihe von Präsentationen nicht automatisch die beste Lösung.
Auf einem Fachbereichsmarktplatz präsentieren sich die Bereiche gleichzeitig an eigenen Stationen. Die Teilnehmenden bewegen sich frei durch den Raum, wählen ihre Gespräche selbst aus und können dort nachfragen, wo für sie ein konkreter Bezug entsteht.
Damit verändert sich die Kommunikation.
Aus einer Präsentation für das gesamte Plenum entstehen viele kleinere Gespräche. Rückfragen können unmittelbar gestellt werden. Gemeinsamkeiten und Abhängigkeiten werden oft schneller sichtbar, weil die Beteiligten direkt miteinander sprechen.
Damit ein solcher Marktplatz nicht zu einer reinen Ausstellung wird, benötigen die Stationen gute Leitfragen.
Hilfreich sind zum Beispiel Fragen wie:
Wofür sind wir verantwortlich?
Was würde ohne unseren Bereich nicht funktionieren?
Woran arbeiten wir aktuell?
Wo benötigen wir die Unterstützung anderer?
Worüber möchten wir ins Gespräch kommen?
Welche Verbindung sehen Besucherinnen und Besucher zu ihrer eigenen Arbeit?
Solche Fragen führen über eine allgemeine Selbstdarstellung hinaus. Sie machen Zusammenarbeit konkret.
Ein Canvas gibt Gesprächen einen gemeinsamen Fokus
Eine strukturierte Vorlage kann den Fachbereichen helfen, ihre Station vorzubereiten.
Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Informationen auf einer Fläche unterzubringen. Der Canvas soll als Gesprächsöffner funktionieren.
Er zeigt die wichtigsten Aufgaben, Themen und Kontaktpunkte eines Bereichs. Gleichzeitig bietet er Platz für Fragen und Verbindungen, die während des Marktplatzes entstehen.
So bleibt nicht nur die vorbereitete Darstellung sichtbar. Auch die Gespräche der Teilnehmenden hinterlassen Spuren.
Ein guter Canvas ist deshalb weniger eine fertige Präsentationsfolie als eine gemeinsame Arbeitsfläche.
Vom Kennenlernen zur gemeinsamen Arbeit
Der Marktplatz schafft Sichtbarkeit und persönliche Verbindungen. Er beantwortet aber noch nicht automatisch die Frage, welche Themen gemeinsam weiterbearbeitet werden sollen.
Hier kann ein Open Space anschließen.
Im Open Space geben nicht allein die Veranstalter die Themen vor. Die Teilnehmenden können eigene Anliegen einbringen und dafür eine Themeninsel eröffnen.
Anschließend entscheiden alle selbst, an welcher Fragestellung sie mitarbeiten möchten.
Dadurch verschiebt sich die Verantwortung. Die Teilnehmenden warten nicht darauf, dass ihnen ein Workshop zugeteilt wird. Sie wählen das Thema, zu dem sie einen Beitrag leisten können oder für das sie sich besonders interessieren.
Open Space bedeutet nicht: alles ist offen
Der Begriff Open Space klingt zunächst nach maximaler Freiheit. Ein funktionierendes Format benötigt trotzdem einen verlässlichen Rahmen.
Vor dem Start müssen einige Dinge klar sein:
Welche Art von Themen passt zum Anlass?
Wie werden Anliegen eingebracht?
Wie viel Zeit steht zur Verfügung?
Wo befinden sich die Themeninseln?
Dürfen Teilnehmende zwischen Gruppen wechseln?
Wie werden Erkenntnisse dokumentiert?
Wie kommen Ergebnisse und nächste Schritte wieder zusammen?
Die Offenheit liegt in der Themenwahl und der Beteiligung. Der organisatorische Rahmen bleibt bewusst gestaltet.
Die Themen müssen eine echte Bearbeitung erlauben
Nicht jede Überschrift eignet sich als Open-Space-Thema.
Sehr allgemeine Begriffe wie „Digitalisierung“, „Zusammenarbeit“ oder „Zukunft“ können Interesse wecken, führen aber nicht automatisch zu einer produktiven Diskussion.
Hilfreicher ist eine erkennbare Frage oder Herausforderung:
Wo verlieren wir in diesem Prozess unnötig Zeit?
Wie können zwei Bereiche früher zusammenarbeiten?
Welche Entscheidung benötigen wir, um weiterzukommen?
Wie kann eine neue Technologie sinnvoll eingesetzt werden?
Welche gemeinsame Regel fehlt uns bisher?
Die Themeninsel braucht keine bereits fertige Lösung. Sie benötigt aber eine Fragestellung, an der Menschen tatsächlich arbeiten können.
Selbstwahl verändert die Energie im Raum
In klassischen Gruppenarbeiten werden Teilnehmende häufig auf Tische verteilt. Das stellt eine ausgewogene Gruppengröße sicher, berücksichtigt aber nicht immer das persönliche Interesse.
Im Open Space wählen die Menschen selbst, wo sie mitarbeiten.
Diese Selbstwahl kann die Qualität der Beteiligung erhöhen. Wer sich bewusst für ein Thema entscheidet, bringt häufig mehr eigene Fragen, Erfahrungen und Energie ein.
Gleichzeitig darf ein Wechsel möglich sein. Wer merkt, dass er an einer anderen Themeninsel mehr beitragen oder lernen kann, sollte sich bewegen dürfen.
Das ist keine Störung des Formats. Es gehört zum Prinzip.
Die Moderation hält nicht alle Gespräche fest
Bei einer solchen Konferenz besteht die Aufgabe der Moderation nicht darin, jede Diskussion inhaltlich zu steuern.
Moderation gestaltet die Bedingungen, unter denen gute Gespräche möglich werden.
Dazu gehören:
ein verständlicher Einstieg,
klare Arbeitsaufträge,
eine sichtbare Zeitstruktur,
Orientierung im Raum,
geeignete Dokumentationsvorlagen,
Unterstützung für die Verantwortlichen der Themeninseln,
und ein gemeinsamer Abschluss.
Während der Arbeitsphasen beobachtet die Moderation den Gesamtprozess. Sie hilft dort, wo eine Gruppe nicht ins Arbeiten kommt, ein Auftrag unklar bleibt oder Ergebnisse nicht ausreichend gesichert werden.
Der Inhalt bleibt bei den Teilnehmenden.
Ergebnisse benötigen ein geeignetes Format
Ein Open Space erzeugt oft viele Gespräche und Gedanken. Ohne Ergebnissicherung kann davon nach der Veranstaltung wenig übrig bleiben.
Jede Themeninsel sollte deshalb mindestens drei Dinge dokumentieren:
die wichtigsten Erkenntnisse,
offene Fragen,
mögliche nächste Schritte und Verantwortlichkeiten.
Dabei muss nicht jede Gruppe eine umfangreiche Abschlusspräsentation halten.
Oft reichen wenige Minuten pro Themeninsel. Wichtig ist, dass im Plenum sichtbar wird, woran gearbeitet wurde, wo Energie entstanden ist und welche Themen weiterverfolgt werden sollen.
Die Dokumentation ist jedoch nur der erste Schritt. Nach der Konferenz muss geklärt werden, wer die nächsten Schritte aufnimmt und wie die Beteiligten über die Entwicklung informiert werden.
Ein Beispiel aus der Praxis
Bei einer internen Konferenz zweier Bereiche innerhalb der ADAC SE verbanden wir fachliche Orientierung, einen Marktplatz der Fachbereiche und einen Open Space zu einem gemeinsamen Veranstaltungstag.
Nach einem gemeinsamen Einstieg und Einblicken in die Arbeit der beteiligten Bereiche öffnete der Marktplatz den Raum für direkte Gespräche. Die Teilnehmenden bewegten sich zwischen den Stationen und hielten mögliche Verbindungen fest.
Am Nachmittag konnten sie eigene Anliegen in den Open Space einbringen. Daraus entstanden elf Themeninseln – unter anderem zu KI, Prozessautomatisierung, Managementreporting, SAP und der zukünftigen Entwicklung des Vereins.
Die Gruppen dokumentierten ihre Erkenntnisse und nächsten Schritte und brachten sie anschließend wieder ins Plenum.
Entscheidend war nicht ein einzelnes Format. Die Wirkung entstand aus der Reihenfolge:
zunächst Orientierung,
dann persönliche Begegnung,
anschließend selbstgewählte gemeinsame Arbeit,
und zum Abschluss die Sicherung der Ergebnisse.
Was bei der Konzeption häufig unterschätzt wird
Beteiligung braucht Zeit.
Wenn fachliche Präsentationen den größten Teil des Tages einnehmen, bleiben für Marktplatz und Open Space nur noch kurze Restzeiten. Die Teilnehmenden sollen dann innerhalb weniger Minuten Beziehungen aufbauen, Themen entwickeln und Ergebnisse produzieren.
Das funktioniert selten gut.
Wer echte Beteiligung möchte, muss dafür einen relevanten Teil der Agenda reservieren.
Auch der Raum spielt eine wichtige Rolle. Themeninseln brauchen Abstand, Bewegungsfreiheit und geeignete Arbeitsflächen. Ein eng bestuhlter Konferenzraum lässt sich nicht ohne Weiteres in eine offene Arbeitslandschaft verwandeln.
Hinzu kommt die Vorbereitung der internen Beteiligten. Fachbereiche und Themenverantwortliche benötigen klare Informationen darüber, was von ihnen erwartet wird und wie sie ihre Station oder Themeninsel gestalten können.
Wann sich Marktplatz und Open Space eignen
Die Kombination eignet sich besonders, wenn:
mehrere Bereiche ihre Arbeit sichtbar machen sollen,
bereichsübergreifende Verbindungen gesucht werden,
die Teilnehmenden relevantes Wissen bereits selbst mitbringen,
noch nicht alle wichtigen Themen im Voraus bekannt sind,
Eigeninitiative ausdrücklich erwünscht ist,
und aus dem Tag weitere Gespräche oder Arbeitsschritte entstehen sollen.
Weniger geeignet ist sie, wenn ausschließlich verbindliche Informationen vermittelt, formale Entscheidungen getroffen oder stark standardisierte Inhalte geschult werden müssen.
Auch Beteiligung ist kein Selbstzweck. Das Format muss zur Aufgabe passen.
Von der Veranstaltung zur Zusammenarbeit
Eine interne Konferenz wird nicht allein dadurch erfolgreich, dass sie abwechslungsreich ist.
Entscheidend ist, ob die Gestaltung das eigentliche Ziel unterstützt.
Sollen Menschen nur informiert werden, kann ein gut aufgebauter Vortrag richtig sein. Sollen Bereiche einander verstehen, braucht es Begegnung. Sollen gemeinsame Themen entstehen, müssen die Teilnehmenden selbst arbeiten können.
Marktplatz und Open Space sind dafür keine dekorativen Methoden. Sie übernehmen jeweils eine klare Funktion innerhalb der Dramaturgie.
Der Marktplatz macht Arbeit, Menschen und Verbindungen sichtbar.
Der Open Space gibt relevanten Themen einen Ort und überträgt den Teilnehmenden Verantwortung für die Bearbeitung.
Die Moderation verbindet beides zu einem verlässlichen Prozess.
So wird aus einem Tag mit vielen Programmpunkten ein Raum, in dem tatsächliche Zusammenarbeit beginnen kann.
